Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.
Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.
Шаблон телефонного справочника
Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.
Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.
Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.
Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.
Как пользоваться справочником
Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.
Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).
Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.
В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.
- Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
- Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
- Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.
Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.
Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.
Как сопоставить два списка в Excel
Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.
Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.
Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.
Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.
Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.
Новая бесплатная, удобная и простая в использовании программа Телефонный справочник. В программе Вы можете вести полнофункциональный телефонный справочник друзей, коллег по работе да и вообще всех кого знаете. Неограниченное количество контактов позволит заносить множество номеров на одного человека, например если у него несколько номеров, а также рабочие телефоны и другие. Удобный и быстрый поиск позволит без труда найти нужный контакт, но помимо поиска есть сортировка с помощью которой можно посмотреть список контактов, например на определенную букву. При написании программы были учтены пожелания пользователей других справочников, что сделало программу легче в использовании и не загруженной в интерфейсе, все понято с первого раза и удобно как некогда.Обновление: 1.4.2.4
1. Исправление ошибок по программе.
Обновление: 1.4.2.3
1. Добавлены пункты в меню главного списка (Открыть сайт в браузере и Написать письмо на почту).
2. Добавлены пункты в меню списка контактов (Открыть сайт в браузере и Написать письмо на почту).
3. Произведена оптимизация программы (Ускорена обработка записей).
4. Исправление найденных ошибок.
Обновление: 1.4.2
1. Сортировка при клике на заголовки списка.
2. Можно разделить ФИО на 3 столбца.
3. Подправлено окно добавления, изменения данных.
4. В окне добавления изменения при клике на запись контакта открывается его редактирование.
5. Добавлена надпись с указанием количества записей в списке.
6. Исправление найденных ошибок.
Обновление: 1.4.1
1. Добавлена сортировка списка по выбранным параметрам.
Обновление: 1.4
1. Возможность установить пароль на вход в программу.
2. Возможность выбрать папку с базой данных для работы.
3. Возможность работать с несколькими разными базами данных, меняя путь к базе в настройках.
4. Исправлено множество ошибок.
5. Проведена оптимизация программы.
Обновление: 1.3
1. Возможность изменить название поля "Псевдоним" на необходимое.
2. Контакт "Факс" можно вывести в главный список.
3. Оптимизация при поиске ошибок в базе данных.
4. Исправлены найденные ошибки.
Обновление: 1.2.8
2. Возможность скрыть колонку в списке и поля даты рождения.
3. Контекстное меню в списке контактов (Добавление, изменение контактов).
4. Внесены некоторые изменения улучшающие работу программы на Windows 10.
Обновление: 1.2.7.1
1. Исправлены найденные ошибки.
Обновление: 1.2.7
1. Добавлено восстановление базы данных при ошибках.
2. Исправлены найденные ошибки.
3. Оптимизация в работе с базой данных.
Обновление: 1.2.6
1. Оптимизация программы.
2. Исправление найденных ошибок.
Обновление: 1.2.5
1. Оптимизация программы.
2. Совместимость в Windows 10.
3. Исправление найденных ошибок.
Обновление: 1.2.2
1. Оптимизирована работа с базой данных.
2. Повышена скорость работы с базой данных на 40%.
3. Исправлены найденные ошибки.
4. Добавлены небольшие полезные функции.
5. Добавлена возможность копировать базу перед запуском программы.
Обновление: 1.2.1
1. Контекстное меню в списке программы.
2. Возможность скрывать панель информации, отдавая все окно списку.
3. Переработана очередность записей, что позволило устранить множество ошибок в программе.
4. Добавлен импорт в программу из файла iedb.
5. Добавлено приложение конвертации из Excel в iedb.
Обновление: 1.2:
1. База данных и настройки программы перенесены в "Мои документы".
2. Всплывающие подсказки на кнопках.
3. Редактирование записи по двойному клику в списке.
4. Подтверждение на закрытие программы.
Опубликована в сборнике программ: 20.11.2010 г.
Операционная система: Windows
Размер программы (дистрибутива): 834 Kb
Тип лицензии: FreeWare
Программа предназначена для ведения базы данных `Телефонный справочник`, позволяет осуществлять мгновенный поиск данных о любых абонентах, имеющих телефон, очень проста в использовании. Поиск происходит автоматически после ввода данных. Поиск можно осуществлять по любым, хотя бы частично известным данным - по фамилии, адресу, номеру телефона, а также по любому их сочетанию. Например, в режиме `усложненный поиск` можно найти абонента, имеющего фамилию, оканчивающуюся на `ов`, живущего по улице Гагарина и имеющего в номере телефона цифру `7`... Программа имеет привлекательный `скин`-интерфейс, позволяя менять `шкуры` прямо в процессе работы. В отличие от большинства баз данных программа не использует BDE. Поэтому очень компактна и не требует для своей работы никаких дополнительных библиотек. При установке и работе не изменяет конфигурацию существующих баз данных и не нуждается в настройках.
При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Телефонный справочник v2.1 , проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!
Вы можете оставить своё мнение о программе Телефонный справочник v2.1
или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Телефонный справочник v2.1 », Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!
